Nieuw aanvraagformulier nareizigers: van veertig kantjes naar eenvoudig online

Martijn Volker is teamleider bij VluchtelingenWerk (VWN) op azc Maastricht. De vrijwilligers die hij onder zijn hoede heeft, helpen vreemdelingen bij het invullen van het aanvraagformulier bij deze zogenaamde ‘nareisaanvragen’ en dat was in het verleden niet altijd eenvoudig: “In 2015 kwamen er veel Syriërs naar ons land die daarna hun gezin wilden laten overkomen”, vertelt hij. “Dat ging met een papieren aanvraagformulier. Voor ieder gezinslid moesten meerdere handtekeningen worden gezet en het was soms een heel gepuzzel voor je had gevonden welke bewijsstukken er nou precies meegestuurd moesten worden, wat soms weer tot discussies leidde. Dat moest anders. Al eerder hadden we het eerste gesprek met de IND hierover en nu ligt er een digitaal formulier waarmee iedereen goed uit de voeten kan.”

Rompslomp

Ineke Bosma is manager Nareis bij de IND en van daaruit betrokken bij de ontwikkeling van het digitale aanvraagformulier. “Het oorspronkelijke, papieren formulier bestond uit veertig kantjes”, vertelt ze. “Dat moest handmatig ingevuld worden, met de post opgestuurd en dan bij ons weer worden ingescand. Kortom, een hoop rompslomp en bovendien niet duurzaam. Afgelopen jaar zijn we daarom een pilot gestart met een digitaal aanvraagformulier. De uitkomsten daarvan hebben we gebruikt om het formulier te verbeteren, waarbij we de samenwerking met VWN hebben gezocht en een nieuwe pilot gestart zijn. Sinds deze maand hebben we naast het oude papieren formulier, het huidige digitale formulier in gebruik.”

Geen DigiD nodig

“Eén van onze aanbevelingen was om het aanvraagformulier los te koppelen van DigiD”, vertelt Volker. “Het gaat immers om vreemdelingen die vaak nog maar kort in Nederland zijn en nog geen DigiD hebben."  “Daar hebben we naar geluisterd”, vult Bosma aan. “Het is een mooi voorbeeld van luisteren naar de klantwens om bij die behoefte aan te sluiten. Dus is dit de enige aanvraag die je bij de IND kan doen zonder DigiD.”

Rust

“Dat is fijn voor zowel de vreemdeling als voor onze vrijwilligers”, zegt Volker. “Zij vullen samen het formulier in, bekijken welke documenten er nodig zijn, helpen bij het regelen van de vertaling als er documenten vertaald moeten worden, controleren de aanvraag en helpen met versturen. Een van de grote voordelen van het digitale formulier is dat je gelijk een ontvangstbevestiging krijgt. Dat geeft de vreemdeling veel rust en bovendien scheelt het veel telefoontjes naar de IND.”

Snellere procedure

En het digitale formulier heeft meer voordelen voor de IND. “Doordat het aanvraagformulier eenvoudiger in te vullen is, worden de aanvragen nu ook vaker in één keer goed en compleet ingediend”, vertelt Bosma. “Daardoor hoeven we minder vaak extra stukken op te vragen, waardoor de procedure sneller gaat. Dat is een voordeel voor ons en voor de aanvrager.” Het is een beeld dat Volker herkent: “We zien nu dat aanvragen al binnen drie maanden beslist zijn.”

Opleiden

Het doel is om het aantal digitale aanvragen voor nareis nu snel uit te bouwen. Bosma: “Op dit moment ontvangen we zo’n 15% van de aanvragen via de digitale route. Dat hopen we binnen een halfjaar op 50% te hebben.” Volker: “We zijn druk bezig om de teamleiders binnen VWN op te leiden, die daarna op hun beurt weer de vrijwilligers opleiden. Iedereen is gebaat bij een efficiënt proces.”