IND lanceert advocatenportaal asiel: ‘Dit biedt kansen voor de toekomst’

‘Met dit portaal willen we een belangrijke stap zetten in het verbeteren van onze dienstverlening aan advocaten’, zegt Boekholt. ‘We maken nu nog gebruik van de fax. Dat is natuurlijk ontzettend achterhaald en ook niet gebruiksvriendelijk. Er zijn regelmatig storingen, faxen komen niet aan en het is inefficiënt, zowel voor de advocaat als voor de IND. We wilden een modern alternatief, dat niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook veilig was. Het advocatenportaal voorziet hierin. Maar natuurlijk is het belangrijk dat advocaten het ook willen gebruiken, daarom hebben we de samenwerking opgezocht bij de ontwikkeling van het portaal. We wilden dat de advocatuur er blij mee zou zijn. We zijn gestart met een panel van zeven advocaten, en gaandeweg zijn dat er steeds meer geworden. En nu zijn we dus live.’

Hele verbetering

Eikelboom is voorzichtig positief over het portaal: ‘Ik ben er blij mee, het gebruik van de fax was in deze tijd eigenlijk niet meer uit te leggen. Het is een hele verbetering dat ik nu direct de status van een aanvraag kan inzien als ik inlog. Voor aanvragers bestond er al langer een portaal, het zogenaamde ‘Mijn IND’, maar daar heb ik als advocaat geen toegang toe. Zo kon het weleens gebeuren dat een cliënt de beslissing op een aanvraag al had gezien, terwijl ik nog van niks wist. Dit portaal biedt kansen voor de toekomst. Het is nog niet af, maar het begin is er.’

Veiligheid versus gebruikerswensen

De doorontwikkeling is dan ook prioriteit nummer één. Eikelboom: ‘Dossiers zijn nog niet allemaal compleet. En op dit moment is het inloggen nog wat omslachtig. Ik heb er mijn advocatenpas voor nodig, het kost tijd en je wordt eruit gegooid als je een tijdje niet actief bent. Tegelijkertijd snap ik dat dit soort waarborgen nodig zijn in het kader van de veiligheid. Wat ik zelf nog heel graag zou willen, is de mogelijkheid om video’s toe te voegen. Soms heeft een cliënt op een filmpje staan dat hij bijvoorbeeld deelneemt aan een demonstratie. Dat is waardevol bewijs in een asielprocedure.’ Boekholt begrijpt de wens, maar: ‘Ook hier speelt veiligheid een belangrijke rol. Zo’n filmpje kan vervuild zijn en onze systemen besmetten. Dat willen we natuurlijk voorkomen. Maar ik hoor de wens, en we zullen kijken of we hier een oplossing voor kunnen vinden.’

Portaal moet beste optie zijn

Het is een grondhouding die aan de basis van het advocatenportaal ligt. Boekholt: ‘Op dit moment kunnen advocaten op drie manieren met ons in contact komen: via het portaal, de fax en de post. We willen graag dat zoveel mogelijk advocaten gaan kiezen voor het portaal, dus moeten we ervoor zorgen dat dat de beste optie is. Daarom hebben we ervoor gekozen om ons portaal steeds te laten testen door de advocaten. Hun feedback helpt ons enorm bij het verbeteren van het portaal.’

Constructief kritisch

Zowel Boekholt als Eikelboom is tevreden over de samenwerking. Eikelboom: ‘Advocaten vormen een kritische doelgroep, dat realiseer ik me goed. Er zijn nog punten om te verbeteren, maar ik heb er vertrouwen in dat de IND zich daarvoor inzet. Tot nu toe stond het team steeds open voor feedback: alles wat ik tegenkwam, heb ik gemeld. Ook was de IND goed bereikbaar, wat ik een belangrijke voorwaarde voor goede service vind.’ Boekholt: ‘De advocaten waren constructief kritisch. We wisten dat die bereikbaarheid belangrijk wordt gevonden, dus daar hebben we flink in geïnvesteerd. Dat willen we volhouden, ook als er meer advocaten zich aansluiten op het portaal.’

Ruis weggenomen

Voor Boekholt is de kwaliteit van foto’s een belangrijke verbetering die het portaal met zich meebrengt. ‘Foto’s kunnen nu eenvoudig worden geüpload. Daarmee zijn ze een stuk scherper en duidelijker dan wanneer ze via de fax binnenkomen. Bovendien gaat het natuurlijk veel sneller allemaal: er is een belangrijk stuk ruis uit het proces weggenomen. Dat past bij onze ambitie om te versnellen en te verbeteren.’

Contactpersoon

Eikelboom heeft nog wel wat wensen voor het portaal: ‘Het is echt noodzakelijk dat alle dossiers helemaal up to date zijn. En ik zou heel graag de mogelijkheid hebben om een contactpersoon bij de IND te hebben, ook als een zaak nog niet is toebedeeld aan een medewerker. Nu moet ik in een dergelijke situatie een officiële brief sturen, maar dat is gelijk zo’n zwaar en formeel middel. Liever zou ik even een berichtje achterlaten in het portaal.’

Gestaag doorbouwen

Boekholt herkent de wens. ‘Dit is een geluid dat we vaker horen, ook als het niet over het portaal gaat. We nemen deze wens natuurlijk mee in het kader van de ontwikkeling van onze dienstverlening. Daarnaast werken we hard aan het actualiseren van dossiers en het toevoegen van verschillende soorten aanvragen, zoals de Dublinprocedure. De komende maanden bouwen we hard verder aan het portaal, zodat we steeds meer wensen en verbeteringen kunnen doorvoeren. Klaar is het natuurlijk nooit, maar we blijven gestaag doorbouwen.’