Tekst Karin Lassche
Foto Kick Smeets
Vier jaar lang vormde de Regietafel een structureel ketenoverleg in de aanmeldcentra om tijd te winnen verderop in het asielproces. Uiteindelijk bleek de benodigde personele inzet niet houdbaar en kwam de doorontwikkeling tot stilstand. Hoe kijken medewerkers terug op hun deelname?
Eerst even het geheugen opfrissen. De Regietafel kwam voort uit het Programma Flexibilisering Asielketen en maakte onderdeel uit van het nieuwe identificatie- en registratieproces van asielzoekers. Het doel: zicht houden op het geheel van de instroom én voor elke zaak een behandelstrategie bepalen. Vervolgens zou in de behandelfase in de kortst mogelijke tijd uitsluitsel gegeven kunnen worden op aanvragen die echt niet lang mochten blijven liggen. Bijkomende voordelen: het signaleren van trends en meegeven van aandachtspunten voor het aanmeld- en nader gehoor.
Thijs van Kamp, medewerker aanmeldcentrum IND Ter Apel: ‘Voor het eerste bespreekmoment van de Regietafel kreeg ik van tevoren ongeveer dertig zaken per dag toegestuurd door AVIM. Die voorzag ik van een voorlopig spoor op basis van de vergaarde informatie. Ook noteerde ik bijzonderheden, zoals familieleden die waren meegereisd of al in Nederland waren. Na het aanmeldgehoor konden we meer informatie delen en bekijken of het spoor nog steeds passend was. Als iemand bijvoorbeeld had verklaard bekeerd te zijn of tot de LHBTI-doelgroep te horen, kon de algemene asielprocedure met een dag worden verlengd. Ook zie je op een gegeven moment trends in nationaliteiten en asielverklaringen. Verder heb ik bijvoorbeeld geleerd dat bepaalde nationaliteiten makkelijker kunnen terugkeren als bepaalde documenten aanwezig zijn. Die bewustwording neem ik mee in de aanmeldgehoren, waar we standaard uitgebreid vragen naar documenten.’
Bijna dagelijks hield de Regiekamer twee besprekingen. Bij het eerste overleg van de dag toetsten IND, DTenV, COA, Koninklijke Marechaussee (KMar) en de Afdeling Vreemdelingenpolitie, Migratiecriminaliteit en Mensenhandel (AVIM) van de Politie wat er nog nodig is om de identificatie en registratie van nieuwe asielzoekers op af te ronden. Bij het tweede overleg ging het over asielzoekers die al een aanmeldgehoor hadden gehad. Dan werd bepaald in welk spoor de IND die zaak zou behandelen, met zo nodig advies om de zaak voorrang te geven of tegelijk te plannen met andere zaken vanwege overeenkomsten. Zo stroomden dossiers voorgesorteerd en zo compleet mogelijk de asielprocedure in.
Jeroen Kokx, regievoerder DTenV in Budel: ‘Met de Regietafel kreeg DTenV voor het eerst de kans al aan de voorkant van asielproces iets te betekenen. Dat is vooral van belang bij niet-kansrijke asielaanvragen. We konden bijvoorbeeld de IND vragen ergens specifiek op door te vragen. En als een dossier niet compleet was hadden we de mogelijkheid om dat meteen te laten herstellen. Denk aan vingerafdrukken die niet goed zijn of een handtekening die niet is gezet. Dat voorkomt vertraging. Een compleet dossier levert ook veel op als het tot terugkeer komt. Want naarmate het proces vordert wordt het steeds lastiger bepaalde informatie alsnog te verkrijgen. Al liepen we wel tegenaan dat we die niet goed in ons informatiesysteem konden verwerken.’
Capaciteit blijkt knelpunt
In september 2020 beginnen de ketenpartners met de Regietafel in aanmeldcentrum Ter Apel en aanmeldcentrum Budel. Er zijn maar liefst twaalf overleggen per week. Maar door de hoge instroom, de opvangcrisis en het capaciteitstekort bij onder meer AVIM, loopt het vooral in Ter Apel moeizaam.
Karin Davids, medewerker COA Ter Apel: ‘Omdat we weinig inbreng hadden en een tekort aan personeel hebben, zijn we al eerder afgehaakt bij de Regietafel. Wel hoorden we snel van de IND in welk spoor mensen kwamen. Dat is handig in verband met de doorstroming op de locaties. Ook werden sommige zaken in overleg naar voren gehaald, bijvoorbeeld als bekend was dat het ging om overlastgevers. De spoorbepaling krijgen we nu door van het Centraal Bedrijfs Bureau van de IND, maar daar gaat wel meer tijd overheen.’
In 2023 krijgt de Regietafel een meer uitgeklede opzet waarbij ketenpartners nog op twee dagen informatie delen over zaken waar iets bijzonders speelt. Nog steeds is het lastig om alle partijen steeds aan tafel te krijgen en bijzonderheden te delen. Voor het in kaart krijgen en aanpakken van overlastgevers, een belangrijke reden voor ketenbrede afstemming, is inmiddels het Interventieteam overlastgevers opgericht. In de zomer van 2024 pauzeert de IND de Regietafel.
Marieke Obenhuijsen, medewerker behandelproces IND Ter Apel: ‘In het begin waren COA en AVIM ook bij de Regietafel. In samenspraak kom je tot nieuwe inzichten en leer je te letten op dingen waar je niet bij stilstaat, zoals de geldigheid van documenten. Maar op een gegeven moment werd het een kwestie van lijstjes afwerken tussen IND en DTenV. Op het laatst werd alleen nog gekeken of een vreemdeling documenten meegenomen had en of het paspoort bijna was verlopen of niet. Dat kon er dan toe leiden dat een dossier naar voren werd gehaald.’
Het voorstel is de Regietafel aan te laten sluiten bij de regiekamer van de IND, die nieuwe zaken krijgt aangeleverd en die checkt en doorzet voor de planning. Deze werkzaamheden worden later overgenomen door het Centraal Bedrijfs Bureau (CBB), dat vanaf november 2024 is ondergebracht in Den Bosch. Anders dan bij de Regietafel zijn hier geen inhoudelijke medewerkers maar planners en administratieve krachten verantwoordelijk. Eind maart van dit jaar wordt formeel het ketenbrede besluit genomen om te stoppen met de Regietafel.
Thamara Vis, voorheen senior medewerker behandelproces bij de IND in Ter Apel, nu teamleider Dienst Identificatie en Screening Asielzoekers (DISA) in Ter Apel, die sinds dit jaar asielaanvragers identificeren en registreren: ‘De regietafel was een mooi initiatief om knopen door te hakken. Bij de start van de DISA is opnieuw gekeken naar hoe we vorm kunnen geven aan het zo vroeg mogelijk samen delen en duiden van informatie, ten behoeve van de verdere procedurebepaling door de IND en DTenV. Wat de DISA betreft wordt de ervaring en kennis van de Regietafel daarin meegenomen. Daarover zijn we met de keten in gesprek.’
AVIM heeft werk overgedragen aan DISA
Sinds dit jaar heeft AVIM heeft geen rol meer bij het identificeren en registreren van mensen die asiel aanvragen in Ter Apel. Deze taken zijn overgedragen aan de nieuwe Dienst Identificatie en Screening Asielzoekers (DISA) in Ter Apel. DISA neemt identificerende documenten in, laat deze controleren door de KMar, maakt kopieën en draagt het complete dossier over aan de IND voor de verdere behandeling. De originele documenten houdt de IND in archief tot de aanvraag is afgerond. Als de vreemdeling daarvoor toestemming geeft, kan DISA telefoons uitlezen. Binnen het asiel- en migratiepact dat juni 2026 ingaat, wordt de IND een van de screeningsautoriteiten. Hoe dit precies wordt geregeld, is nog onderwerp van gesprek.
Regietafels COA
Het woord ‘regie’ wordt in de migratieketen gebruikt in verschillende contexten. Zo heeft de ketenbrede Regietafel niets te maken met de Regietafels van COA. Aan de Landelijke Regietafel Migratie & Integratie (LRT) werkt COA bijvoorbeeld met het Rijk, de provincies en gemeenten aan gezamenlijke opgaven op het terrein van asiel, huisvesting statushouders en integratie en participatie. In de provincies gebeurt dit aan provinciale regietafels.
Aanmelden VreemdelingenVisie
Wil je de VreemdelingenVisie voortaan in je mailbox ontvangen? Meld je dan aan bij de redactie en je krijgt een bericht als er een nieuwe editie van VreemdelingenVisie is gepubliceerd.
