Brexit, vijf jaar later: van spoedoperatie naar geruisloze verlenging

Het was groot nieuws: voor het eerst sinds de oprichting van de EU, zou een lidstaat zich terugtrekken. Daartoe besloot het Verenigd Koninkrijk op 23 juni 2016. Na drie keer uitstel was de terugtrekking op 31 januari 2020 een feit. De overgangsperiode – waarin het VK zich nog aan alle wetten en regels van de EU hield – liep tot en met 31 december 2020. Werk aan de winkel voor de IND dus, om al die Britten een verblijfsdocument te geven: nieuwe teams, nieuwe collega’s, nieuwe uitdagingen. Mandy Grootveld en Egbert Algra, team Verlengingen Zwolle, waren erbij. Toen, én ook nu. Zij vertellen over hun ervaring en de geleerde lessen.

Terug in de tijd

‘Het startschot?’, begint Egbert. ‘Officieel was dat inderdaad 31 januari 2020, maar het Brexitteam was natuurlijk al een hele tijd bezig met de voorbereidingen. Hoewel ik zelf ergens in februari of maart bij het project kwam, hoorde ik van collega’s dat mensen al maandenlang klaarstonden en tijdelijk werden ingewerkt. De formele start liet destijds op zich wachten. Toen de spreekwoordelijke kogel eenmaal door de kerk was, kon het team meteen gáán. We organiseerden de bulk: uitnodigingen, aanvragen, biometrie en uitgifte. Het was intens, maar ook eervol: je regelt zekerheid voor mensen die hier al een bestaan hebben opgebouwd.’

‘Voor mij begon het ook rond februari 2020’, vult Mandy aan. ‘Ik was één van de uitzendkrachten die speciaal voor project Brexit bij de IND kwam werken. We zaten in een oud belastingkantoor in Almere en werden in sneltreinvaart ingewerkt door het Brexitteam dat hier al langer mee bezig was. Maar net toen we twee, drie weken op stoom waren, kwam corona. Laptops mee naar huis, online vergaderen, loketten dicht en tóch door, want we hadden een deadline.’ Ze lacht. ‘Dat was wel even schakelen. De verblijfspasjes werden uiteindelijk per koerier uitgereikt.’

Wat betekende het voor de Britten?

Even het geheugen opfrissen: hoe zat het ook alweer? ‘De kern was helder’, legt Mandy uit. ‘Britten die vóór 1 januari 2021 in Nederland woonden, vielen onder het terugtrekkingsakkoord. Dit akkoord bepaalde dat Britse burgers in de EU konden blijven wonen, werken en studeren. Zij moesten dan wel een verblijfsdocument aanvragen. Tijdelijk, voor wie nog geen vijf jaar aaneengesloten in Nederland woonde. Of duurzaam, voor wie hier al langer woonde.’

‘Dat verblijfspasje zou zekerheid en rust moeten geven’, vult Egbert aan. ‘Toch zagen we twee uitersten in gedrag. Sommigen wilden het liefst gisteren al een pasje aanvragen, vóór hun uitnodigingsbrief. En anderen waren – heel eerlijk – best laks. Die groep kwam pas heel laat in actie. We hebben mensen gehad die na vier brieven nog steeds niets deden. Wie te laat een aanvraag indiende, werd getoetst aan verschoonbaarheid (of er een vergeeflijke reden voor het te laat indienen was -red). Dat leverde ons extra werk op, en de aanvrager extra onzekerheid.’

Mandy knikt. ‘We hebben in 2020 echt álle kanalen opengetrokken. Onze eigen brieven, maar ook communicatie via folders, universiteiten, expatorganisaties en sociale media. Alles om de doelgroep te bereiken.’      

Lessen uit 2020 voor 2025

‘We begonnen te bureaucratisch’, antwoordt Egbert op de vraag wat hij nu anders zou doen. ‘We vroegen inkomensstukken op bij het UWV en de Belastingdienst, deden veel handwerk. Gaandeweg zijn we risicogestuurd gaan werken met gegevens die we al hebben. Geen signalen van beroep op de publieke kas? Dan niet méér gegevens opvragen dan nodig. Dat maakt het proces een stuk sneller. Die les passen we nu toe bij de verlengingen van de – destijds tijdelijke – vergunningen.’  

Mandy vult aan. ‘Het expertiseteam was begin 2020 klein. Nieuwe regels, veel tijdelijke collega’s, continu nieuwe casuïstiek. We hebben toen in korte leercycli gewerkt: korte lijnen, veel afstemmen, steeds afvragen ‘wat heeft de aanvrager nú nodig?’. Al die kennis nemen we nu mee in de verlengingsronde.’

Verlengingen

Die verlengingsronde is inmiddels aangebroken. De eerste vergunningen uit 2020 verlopen en de IND stuurt dit jaar daarom zo’n 20.000 verlengingsbrieven uit. ‘We sturen de brief gericht naar mensen met een tijdelijk document uit 2020’, legt Mandy uit. ‘Het duurzame verblijfsrecht ontstaat sowieso vanwege rechtswege. Maar wij adviseren om alsnog wel zo’n pasje aan te vragen, zodat ze dat duurzaam verblijf ook kunnen aantonen. Daar hebben ze gewoon meer aan in het dagelijks leven, als een werkgever het wil zien of als ze een hypotheek willen aanvragen.’ 

De aanpak nu, is bewust anders dan in 2020. Egbert: ‘We voeren geen brede campagnes, maar sturen een brief op maat met duidelijke instructies. De toetsingsvoorwaarden zijn eenvoudiger, waardoor we minder informatie bij de mensen zelf hoeven op te vragen. Sneller voor ons, makkelijker voor de aanvrager. Verlengingen kunnen online, dus daarmee ontzien we de IND-loketten van extra drukte. En we hebben een slimme planning gemaakt om pieken te spreiden.’

Slimmer werken met robot

Het grootste verschil met vijf jaar geleden is dat de IND nu ook gebruik maakt van een ‘robot’ die repetitieve stappen overneemt. ‘De robot toetst alle digitale aanvragen, zet de brieven klaar en verstuurt ze’, gaat Egbert verder. ‘Als er iets niet klopt, gaat de zaak terug naar een medewerker.’

‘Goed om daarbij te zeggen dat alle zaken sowieso eerst door een medewerker worden gezien’, vult Mandy aan. ‘Als de medewerker niets geks ziet, gaat de zaak pas door naar de robot voor verdere afhandeling. Er is dus altijd een menselijke blik.’

Dubbele trots

Waar ze het meest trots op zijn? Daar hoeven Mandy en Egbert niet lang over na te denken. Mandy: ‘Op de dubbele prestatie. Eerst de massale operatie in 2020-2021, midden in coronatijd, waarin we duizenden mensen zekerheid gaven. En nu een bijna geruisloze omzetting naar duurzame vergunningen.’

Egbert knikt en voegt graag nog iets toe. ‘Daarnaast liep Nederland in Europa voorop met de uitvoering van de gevolgen van de Brexit. Dat hoor ik hier en daar nog steeds terug. Dat we dat niveau nu vasthouden, op een efficiëntere manier, dat maakt me ook trots.’